Время на скрининг кандидатов: считаем реальные часы рекрутёра

Шесть секунд. Столько в среднем рекрутёр смотрит на одно резюме, прежде чем решить, годится оно или в корзину. Цифра из глазодвигательного исследования TheLadders, 2012 год, повторный замер в 2018-м дал 7.4 секунды. Звучит как «да там вообще ничего не делается». А теперь умножьте эти секунды на поток откликов, добавьте телефонные интервью, и внезапно время на скрининг кандидатов вырастает в десятки часов на один найм.

Я Ольга, HR-партнёр в Aski. Раньше вела найм в продуктовой команде, где под одну вакансию падало по двести с лишним откликов, и я честно пыталась понять, куда утекает мой рабочий день. Этот текст, про арифметику. Сколько реально съедает первичный отбор, если разложить его по этапам и посчитать. Не «много», а сколько именно часов.

Что говорят бенчмарки про время на скрининг кандидатов

Начнём с внешних цифр, потом соберём свою модель.

Первое, объём. По данным индустрии, на среднюю вакансию приходит около 250 резюме, и до 88% из них, по оценке аналитиков рынка, отсеиваются как явно неподходящие. То есть основная масса работы, это перебор кандидатов, которые до собеседования не дойдут.

Второе, скорость первого касания. Те самые 6–7 секунд на резюме это не про вдумчивое чтение, это про мгновенное «да / нет» по верхним строчкам: имя, должность, даты, образование. По данным TheLadders, 80% этих секунд уходит именно на них. Если резюме прошло первый фильтр, время резко растёт: часть рекрутёров тратит на «выживших» уже минуту-две.

Третье, суммарные часы. Здесь встречается цифра, ради которой затевался текст: около 23 часов на скрининг под один найм. Она гуляет по нескольким отраслевым материалам (Zivaro и другие), и относиться к ней надо аккуратно, это оценка, а не замер по секундомеру. Но порядок она задаёт честно: три полных рабочих дня, растащенных по неделям, только на то, чтобы из потока откликов вытащить горстку живых кандидатов.

Четвёртое, телефонный скрининг. Один звонок-отсев, по разным гайдам (Sage, Caras Consulting), длится 15–30 минут. Плюс невидимая работа вокруг: назначить время, дозвониться, записать итог. Оценки координации одного слота гуляют от получаса до пары часов на кандидата.

Отдельно стоит держать в голове долю пригодных откликов. По оценкам рынка, подходящими для роли считаются примерно 11% пришедших кандидатов. То есть из потока в 200 человек реально в игре около двадцати, а остальные так или иначе отсеются. Вопрос лишь в том, на каком этапе и какой ценой в часах: по резюме за секунды или уже в разговоре за полчаса.

Цифры из разных источников и методик, поэтому складывать их в лоб нельзя. Зато можно построить прозрачную модель и подставить свои значения.

Наша модель: часы на этапы × кандидаты × поток вакансий

Смысл модели простой. Берём три этапа первичного отбора, ставим честное время на каждый, умножаем на число кандидатов, потом на число вакансий в месяц. Все допущения на виду, любое число можно поменять под свою реальность.

Допущения, которые я взяла (осторожно, они спорные, о них ниже):

• На вакансию приходит 200 откликов. Ниже рынка, чтобы не завышать.
• Разбор резюме: 10 секунд в среднем на отклик. Больше, чем 6 секунд из исследования, потому что часть резюме всё же читают дольше.
• До телефонного скрининга доходит 15% откликов, это 30 человек.
• Телефонный скрининг: 20 минут разговор плюс 10 минут на назначение и заметки, итого 30 минут на кандидата.
• Компания закрывает 4 вакансии в месяц.

Считаем на одну вакансию.

• Разбор резюме — Формула: 200 × 10 сек — Время: 33 мин
• Телефонный скрининг — Формула: 30 × 30 мин — Время: 15 ч
• Заметки и координация вокруг звонков уже в 30 мин — Формула: учтено выше — Время: 0
• **Итого на одну вакансию — Время: ≈ 15,5 ч**

А теперь поток. Четыре вакансии в месяц: 15,5 × 4 ≈ 62 человеко-часа в месяц только на первичный скрининг. Полторы рабочих недели одного рекрутёра. И это по заниженным входным данным.

Обратите внимание, что разбор резюме, тот самый, который все ругают за «6 секунд, ничего не читают», в модели весит всего полчаса на вакансию. Основной вес не там.

Куда на самом деле девается время

Вот главный вывод из этой арифметики, и он меня в своё время отрезвил.

Все жалуются на резюме. «Двести откликов, глаза сломаешь». Но разбор резюме, это минуты. Дорого стоит не чтение, а разговор. Каждый телефонный скрининг это живой человеческий слот: договориться о времени, дождаться, поговорить, зафиксировать. И даже при жёстком фильтре «до звонка доходит один из семи» таких слотов набегают десятки в месяц.

Получается парадокс. Самый механический этап (пробежать резюме) дёшев, а самый содержательный (поговорить) съедает почти всё время. При этом половина этих разговоров всё равно заканчивается отказом уже на первых минутах, потому что человек не подходит по базовым критериям, которые можно было выяснить и без живого созвона.

Есть ещё скрытая статья расходов, которую модель не показывает прямо, но я её ощущала на себе каждую неделю. Переключение контекста. Тридцать звонков на вакансию это не тридцать звонков подряд, а тридцать разбросанных по календарю получасовок. Между ними ты собеседуешь по другой вакансии, отвечаешь нанимающему менеджеру, дописываешь оффер. Каждый вход и выход из скрининга стоит нескольких минут «настройки», и в мой худший месяц ощущение было, что я весь день провела на звонках, а закрыла всего две позиции из четырёх. Часы были потрачены, результат размазался.

Здесь честная оговорка. Модель груба. У кого-то входящий поток вдвое больше, у кого-то стоит нормальный ATS (система учёта кандидатов), который режет мусор на входе, и телефонных скринингов остаётся не 30 на вакансию, а 10. Тогда и часы другие. Я не утверждаю, что у всех ровно 62 часа. Я утверждаю, что если посчитать свой поток по этой схеме, число почти всегда неприятно удивляет. Сам механизм отсева, кого вообще звать на звонок, мы подробно разбирали в тексте про скрининг кандидатов и как отсеивать неподходящих.

Где здесь помогает AI-аватар

Раз уж основная тяжесть это первичные разговоры-отсевы, логично снять с рекрутёра именно их.

В Aski аватар берёт на себя первый содержательный контакт. Кандидат открывает ссылку в браузере, без установки и регистрации, и голосом отвечает на структурированные вопросы: опыт, ожидания по деньгам, готовность к формату, базовые стоп-факторы. Аватар ведёт диалог, задаёт уточнения, а на выходе вы получаете расшифровку и сводку по каждому. Несколько интервью идут параллельно и круглосуточно, кандидату не нужно ждать общего окна в календаре.

В нашей модели именно эти 15 часов телефонных скринингов на вакансию и есть то, что высвобождается. Рекрутёр приходит уже к готовым саммари и тратит время на тех, кто реально прошёл. Как ИИ ведёт такой разговор и чем он отличается от анкеты, разбирали отдельно, в материале про AI-собеседование с кандидатами. А общий расклад по экономии на найме собран в хабе про то, как Aski сокращает затраты на собеседования.

Первые интервью бесплатно, карта не нужна, можно поставить свою вакансию и проверить на живом потоке уже сегодня: aski.pro.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает скрининг кандидатов на одну вакансию? По отраслевым оценкам, суммарно около 23 часов на один найм, хотя это усреднённая величина, а не точный замер. В нашей упрощённой модели с 200 откликами и 30 телефонными скринингами выходит примерно 15,5 часа на вакансию. Разброс большой и зависит от потока откликов и от того, насколько жёстко режет входящий фильтр.

Правда, что рекрутёр смотрит на резюме всего 6 секунд? Это цифра из глазодвигательного исследования TheLadders 2012 года, в повторе 2018-го получилось 7.4 секунды. Речь про первый мгновенный отсев по верхним строчкам, а не про вдумчивое чтение. Резюме, прошедшие первый фильтр, смотрят заметно дольше, до минуты-двух.

Почему в расчёте разбор резюме занимает так мало, а звонки так много? Потому что пробежать 200 резюме по 10 секунд это около получаса, а провести 30 получасовых телефонных скринингов это 15 часов. Механическая часть дёшева, живые разговоры дороги. Именно поэтому основной резерв времени спрятан в первичных созвонах, а не в чтении откликов.

Сколько откликов приходит на одну вакансию? По данным рынка, около 250 резюме на среднюю позицию, и до 88% из них отсеиваются как заведомо неподходящие. Мы в модели взяли заниженные 200, чтобы не раздувать итог. У массовых и популярных вакансий поток бывает кратно больше.

Можно ли доверять цифре в 23 часа? С оговоркой. Она кочует по отраслевым материалам как оценка, а не как результат строгого исследования по секундомеру, и сильно зависит от типа вакансии и инструментов. Как ориентир порядка величины она полезна, как точная метрика нет. Надёжнее посчитать свой поток по прозрачной модели и подставить собственные числа.

Как сократить часы на первичный отбор? Убрать из процесса самый дорогой этап, ручные первичные звонки-отсевы. Их можно автоматизировать: структурированный скрининг проводит AI-аватар, а рекрутёр получает саммари и работает только с прошедшими. В нашей модели это высвобождает те самые 15 часов телефонных скринингов на каждую вакансию.

Источники

• TheLadders. «Eye-Tracking Study» (2012, обновление 2018): https://www.theladders.com/static/images/basicSite/pdfs/TheLadders-EyeTracking-StudyC2.pdf
• Zivaro. «You're Spending 23 Hours Per Hire on Screening»: https://www.zivaro.ai/blog/recruiter-time-per-hire
• Sage HCM. «Phone Screening Guide: Questions, Tips & Best Practices»: https://hcm.sage.com/white-papers/phone-screening-interview
• Caras Consulting. «The 15-Minute Phone Interview for Employers»: https://carasconsulting.com/15-min-phone-interview/